MijnKNWU – Clubs

Handleiding MijnKNWU – Clubs

Op 2 januari 2020 lanceren wij onze vernieuwde online omgeving MijnKNWU. Op deze pagina vind je alle informatie rondom MijnKNWU. Denk hierbij aan hoe je moet inloggen en je de leden van je club beheert.

• Inloggen en menu
• Mijn account
• Licentie aanvragen
• Evenementen aanmaken en beheren
• Deelnemerbeheer
• Deelnemers en uitslagen importeren
• Wijzigingen deelnemerbeheer op locatie en uitslagverwerking
• Ledenbeheer
• Licentiebeheer
• Digitale basispas
• Veel gestelde vragen

Inloggen en menu

Om in te loggen op MijnKNWU klik je op het oranje poppetje rechts bovenin naast 'Lid worden' of ga je direct naar https://mijn.knwu.nl/

Wanneer je ingelogd bent met je persoonlijke inloggevens, kom je op je dashboard terecht.

De inhoud van het dashboard wisselt per persoon, maar je ziet meestal een voorstel voor evenementen waaraan je kunt deelnemen en wedstrijden waarvoor je bent ingeschreven.

Rechtsboven kan je via het blauwe poppetje een menu openen, waar je je bondslidnummer terugvindt, je digitale pas kunt openen en kunt uitloggen.

Het blauwe linker menu is het hoofdmenu. Wanneer je op een menuonderdeel klikt, kan er een tweede submenu openen, zodat er meer pagina’s tevoorschijn komen.

Mijn Account

Je personalia, lidmaatschapsinformatie en licentie-informatie vind je onder ‘Mijn account’ in het linker menu. Er opent een submenu met verschillende onderdelen. Op de pagina ‘Profiel’ kan je je persoonsgegevens en pasfoto beheren.

In het submenu kan je ook kiezen voor ‘Lidmaatschap’ of ‘Licenties’. In de tabel zie je een overzicht van je huidige en oude lidmaatschappen of licenties. Details kan je zien door op de clubnaam of licentienaam te klikken.

Met de blauwe knop bovenin kan je een nieuwe licentie of lidmaatschap aanvragen.

Licentie aanvragen

Op de pagina ‘Licenties’ kan je met de blauwe knop ‘Licentie aanvragen een nieuwe licentie aanvragen.

Evenementen aanmaken en beheren

Wanneer je als organisator of clubmedewerker (rol wedstrijdsecretariaat, voorzitter of secretaris) bent ingelogd in MijnKNWU, is het mogelijk om een nieuw evenement aan te maken en te beheren.
Let op: Het aangemaakte evenement wordt automatisch opgeslagen als concept. Het is dus mogelijk om hier later aan verder te werken indien de aanvraag niet in één keer afgerond wordt. Ga hiervoor in MijnKNWU in het linkermenu naar de organisatie waarvoor je het evenement hebt aangemaakt, klik op ‘evenementen’ en zoek daar naar het concept evenement om er verder aan te werken.

In de onderstaande handleidingen kun je lezen:

• Hoe je een evenement aanmaakt
• Welke inschrijfopties er zijn
• Hoe de betalingen zijn geregeld
• Hoe de deelnemers beheerd kunnen worden

Deelnemerbeheer

Het beheren van deelnemers doe je op de wedstrijdpagina, je kiest daar voor het tabblad ‘Deelnemers’. Door deelnemers te selecteren wordt de blauwe actieknop zichtbaar, daar kan je deelnemers weigeren en boetes toekennen. Onder het tabblad deelnemers kan je ook renners van je club of regio uitnodigen voor je wedstrijd.

Het exporteren van de startlijst doe je onder het tabblad ‘Startlijst’

Deelnemers en uitslagen importeren

Juryleden kunnen deelnemers en uitslagen importeren, evenals MyLaps bestanden.

Importeren van deelnemers en uitslagen
Het importeren van deelnemers en uitslagen kan alleen met gebruik van de hierbij vermelde bestandsformats.
Het is belangrijk precies de genoemde kolommen te gebruiken, en geen kolommen te verwijderen (het systeem kan het bestand dan niet meer lezen).
De kolomtitels geven aan welke kolommen verplicht zijn om in te vullen en welke niet;
* Donkeroranje: Verplichte velden
* Geel: Niet verplichte velden
* Oranje: één van de twee per regel is verplicht

Een veel voorkomende foutmelding blijkt veroorzaakt te worden door lege rijen / niet volledige regels helemaal onderaan het document. Wanneer deze verwijderd worden, is de foutmelding verdwenen. Ook is het van belang geen andere tabbladen in het importbestand te gebruiken.

Importeren van Mylaps bestanden
Mylaps bestanden kunnen geïmporteerd worden via de Mylaps bestandsimport, zie hiervoor de handleiding bij ‘jury’ op het KNWU kenniscentrum.

Hieronder kun je voorbeelden van de bestanden en templates bekijken & downloaden.

Wijzigingen deelnemerbeheer op locatie en uitslagverwerking

Er zijn een aantal wijzigingen in het proces van deelnemerbeheer op locatie en uitslagverwerking. De complete handleiding over de wijzigingen kun je hieronder bekijken en downloaden.

Ledenbeheer

Als club dien je zelf de ledenadministratie bij te houden in MijnKNWU. Hieronder zie je hoe je dat kunt doen.

Toevoegen leden

1. Log in op MijnKNWU.
2. Klik op de naam van jullie organisatie in het linker menu, vervolgens op ‘Leden’ in het submenu.
3. Klik bovenin op de knop ‘Lid toevoegen’.
4. Wanneer je een identificatienummer van het nieuwe lid bezit (bijvoorbeeld zijn/haar KNWU-ID of UCI-ID) kan je het lid opzoeken via dit nummer en klikken op ‘Lid toevoegen’.
5. Heb je geen identificatienummer? Kies dan voor handmatig invoeren, vul het formulier in en klik op ‘Lid toevoegen’.
6. Het lid ontvangt een e-mail om het lidmaatschap te bevestigen en eventueel de persoonsgegevens compleet te maken.

Ieder die je toevoegt in de ledenlijst ontvangt automatisch een basislidmaatschap van jullie club. Voor dit basislidmaatschap wordt € 14,- in rekening gebracht, hiervoor ontvangt de club een totaalfactuur. Wij adviseren u dan ook dit op te nemen in uw contributie.

Verwijderen leden

1. Log in op MijnKNWU.
2. Klik op de naam van jullie organisatie in het linker menu, vervolgens op ‘Leden’ in het submenu.
3. Selecteer het lid dat je wilt verwijderen door op het vierkantje voor de naam te klikken.
4. Via de blauwe actieknop boven de tabel kies je voor ‘Verwijderen’.
5. Er verschijnt een pop-up waar je de reden van het verwijderen moet invullen. Klik op ‘Opslaan’ om de verwijdering definitief te maken.

Machtigen medewerkers
In het submenu kan je bij ‘Rollen’ de medewerkers van je club beheren. Elk soort rol die je aan een persoon kan toekennen, heeft zijn eigen rechten binnen MijnKNWU: een penningmeester zal andere gegevens kunnen zien dan een voorzitter.

Een nieuwe rol toevoegen, doe je via de blauwe knop ‘Toevoegen’.

Automatisch wordt het standaard e-mailadres van het lid weergeven. Wil je een ander e-mailadres voor de rol instellen, klik je op de knop ‘Wijzigen’.

Wanneer een ander lid een bestaande rol gaat overnemen, maak je hiervoor een nieuwe rol aan via de blauwe knop ‘Toevoegen’. De oude rol verwijder je door op de knop ‘Verwijderen’ te klikken.

Licentiebeheer

Als club beheer je zelf de licenties van je clubleden in MijnKNWU. Hieronder zie je hoe je dat kunt doen.

Licentieaanvragen
Op de pagina ‘Instellingen’ van de club kan je aangeven of de licenties automatisch goedgekeurd moeten worden of dat deze handmatig goedgekeurd moeten worden. Alle licentieaanvragen zie je op de pagina ‘Licentiehouders’, nieuwe aanvragen komen bovenin de tabel te staan. Door licenties in de tabel te selecteren, kan je via de actieknop de licenties goedkeuren.

De status van de licentie kan je bekijken door op de naam van de licentie te klikken. Er opent dan een pop-up met aanvullende gegevens.

Clubwissel
Wanneer een lid gedurende het seizoen wil overstappen naar een andere club, krijgt de club waar het lid vertrekt een e-mail waarmee hij 72 uur heeft om bezwaar te maken.

Duplicaten passen aanvragen
Als club is het mogelijk duplicaten van licentiepassen aan te vragen. In de tabel op de pagina ‘Licentiehouders’ selecteer je de licenties die je wilt ontvangen. Je klikt dan op de blauwe actieknop op ‘Duplicaten aanvragen’. Via het winkelmandje kan je de duplicaten betalen, ze worden bezorgd op het adres van de persoon die de duplicaten heeft aangevraagd.

Digitale basispas

Met het poppetje rechts bovenin de hoek open je een uitklapmenu. Klik op je naam om je ‘profielkaart’ te openen. Dit is wat we voorheen de basispas noemde. Je ziet hier een overzicht van je persoonsgegevens, lidmaatschapgegevens, licentiegegevens, barcode en QR code. Deze codes kan je via je telefoon laten scannen, je hebt geen fysieke pas nodig.

Wil je toch het overzicht toch uitprinten? Dat kan met de knop ‘download profielkaart’.

Veel gestelde vragen

Heeft de nieuwe omgeving dezelfde url?
De nieuwe omgeving heeft een andere url. De nieuwe url is https://mijn.knwu.nl/. De oude url zal automatisch worden gelinkt naar de nieuwe online omgeving.

Blijft de huidige online omgeving ook beschikbaar?
Vanaf 2 januari 2020 is de oude online omgeving vervangen voor de nieuwe online omgeving. Je kan vanaf 2 januari alleen nog maar inloggen op de nieuwe online omgeving.

Hoe kan ik straks inloggen?
Je kunt met dezelfde inloggegevens inloggen zoals je gewend bent.

Wat moet ik doen om de nieuwe omgeving te proberen?
Om in te loggen in de nieuwe omgeving hoef je niets te doen. Vanaf 2 januari 2020 is de oude online omgeving vervangen voor de nieuwe online omgeving. Je kunt met dezelfde inloggegevens inloggen zoals je gewend was.

Wanneer zijn we offline?
Vanaf maandag 30 december 2019 t/m woensdag 1 januari 2020 is het niet mogelijk om in te loggen. Dit geldt voor zowel de oude online omgeving als de nieuwe online omgeving.

Waar kan ik terecht met vragen?
Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen hebben we een handleiding gemaakt met meest belangrijke onderdelen.

Ook in het Kenniscentrum op www.knwu.nl zal vanaf het begin van 2020 meer informatie beschikbaar zijn over specifieke onderwerpen.

Kom je er toch niet uit? Dan kan je vanaf 2 januari telefonisch contact opnemen via 085 070 19 99 of via de e-mail support@knwu.nl.